Schwerkraft: Wie man den Fokus kultiviert und bessere Leistungen erbringt

Konzentration ist geschäftskritisch, aber die meisten Unternehmen verringern nicht die Gravitationskräfte, die die Aufmerksamkeit auf sich ziehen.

Infolgedessen fällt es großen Unternehmen mit zu großer Masse schwer, sich in der sich schnell verändernden organischen Wachstumslandschaft zurechtzufinden und sich daran anzupassen:

• Die Algorithmus-Updates von Google haben hart getroffen und Opfer gefordert.
• Selbst kleine Rangveränderungen in Spitzenpositionen haben große Auswirkungen.
• Das Verbraucherverhalten im Internet ist chaotisch und schwer zu verfolgen
• Die Teams schrumpfen: Im Jahr 2024 wurden bisher 80.000 Techniker entlassen.¹
• Die Marketingbudgets wurden in den letzten zwei Jahren durchschnittlich um 10 bis 20 % gekürzt und erholten sich erst langsam wieder.²
• Techniker verbringen zwei von fünf Tagen pro Woche mit Besprechungen und E-Mails.³ Nur 43 % der Zeit werden für tatsächliche Aufgaben aufgewendet.

Auf keiner Plattform gibt es so viele Anforderungsänderungen. In den letzten drei Jahren hat Google 8 Core-, 19 große und 75–150 kleinere Updates veröffentlicht. Das Unternehmen erwähnt jedes Jahr Tausende von Verbesserungen.

Als Individuen leben wir in einer abgelenkten Welt, in der eine der wichtigsten Fähigkeiten darin besteht, die Aufmerksamkeit zu verwalten. Wie sind unserer Meinung nach Teams unterschiedlich?

Bildquelle: Lyna™

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Kein Sieg ohne Fokus

Sir Isaac Newton erkannte, dass die Schwerkraft der Sonne dazu führt, dass Planeten sie auf einer elliptischen Bahn umkreisen. Die Schwerkraft am Arbeitsplatz lenkt von der Konzentration von Einzelpersonen und Teams ab:

• Treffen.
• Feuerübungen.
• Bürokratie.
• Strategie dreht sich um.
• Zu viele Tore.
• Ausrichtung über Kopf.
• Zu viele Köche in der Küche.
• Beschaffung und rechtliche Kaninchenlöcher.
• Unkritische E-Mails und Slack-Nachrichten.

Je größer ein Unternehmen wird, desto stärker ist seine Anziehungskraft.

Im Extremfall brauchen Unternehmen ewig, um auch nur ein einziges Feature auf den Markt zu bringen, und sie fallen hinter die Konkurrenz zurück.

Für den Einzelnen ist die Schwerkraft sogar noch schwerwiegender: Zerstreute Aufmerksamkeit bedeutet, dass man nichts erledigt, keine Wirkung zeigt und wahrscheinlich gefeuert wird. Schlimmer noch, die Menschen werden dabei erschöpft und ausgebrannt.

„Ruhe entsteht dadurch, dass man weniger tut“ (Ryan Holiday), aber viele Teams agieren zerstreut wie ein Teenager beim Multitasking zwischen Netflix, TikTok und SMS.

Einzel- und Teamorientierung sind an der Hüfte verbunden. Wenn ein Team abgelenkt ist, überträgt es sich auf Einzelpersonen. Zwei Drittel der Menschen haben Schwierigkeiten, die Energie für ihre Arbeit aufzubringen.⁴

Immer wenn ich überwältigt bin, sagt mir mein Gehirn, ich solle meinen E-Mail-Posteingang öffnen und nach einem schnellen Dopaminstoß Ausschau halten. Aber schnelle Aufgaben und geschäftige Arbeit zu finden, ist keine Errungenschaft.

Wirkliche Wirkung entsteht durch die Bearbeitung mühsamer, komplexer Probleme.

Wir können die Schwerkraft nicht auslöschen, aber wir können fünf Dinge besser machen:

1. Kommunikation.
2. Priorisierung.
3. Strategie.
4. Bürokratie.
5. Treffen.

Bessere Kommunikation

Unklare Kommunikation ist einer der größten Aufmerksamkeitsverluste. Wir verschwenden viel Zeit damit, zu entschlüsseln, was andere Leute meinen.

Bei Shopify hatten wir eine sehr hohe Messlatte dafür, welche internen Mitteilungen an die Wachstumsorganisation gingen und wie sie gestaltet werden sollten.

Es ist einfach, Ihr gesamtes Team auf Slack einzubinden, aber was die Leute wirklich brauchen, sind wichtige Informationen:

• Was ist los?
• Welche Relevanz hat es für mich?
• Was muss ich wissen/tun?

Eine verzögerte Kommunikation hat enorme Geschwindigkeitseinbußen zur Folge. In dem Buch „Smart Brevity“ bieten die Autoren einen einfachen Rahmen zum Schreiben klarer Aussagen:

1. Beginnen Sie mit einem Muskelaufbau necken das mit sechs oder weniger starken Wörtern Aufmerksamkeit erregt.
2. Erklären Sie, was Empfänger wissen müssen erster Satz.
3. Erklären Warum es wichtig ist.
4. Bieten Sie eine Wahl an geh tiefer indem mehr optionaler Kontext bereitgestellt wird.

Am wichtigsten: Denken Sie an eine Sache, an die sich die Leute erinnern sollen – nicht an mehr. Niemand hat Zeit, einen Slack-Roman zu lesen.

Bessere Priorisierung

Bei PayPal etablierte Peter Thiel eine Kultur des Hardcore-Fokus. Er besprach mit den Managern nur deren oberste Priorität und machte sie nur für ihren einzigen Hauptbeitrag zum Unternehmen verantwortlich.

Fokus ist eine zwingende Funktion, um die Spreu vom Weizen zu trennen, wenn es darum geht, womit man Zeit verbringt.

Niemand könnte ein besseres Beispiel für Hardcore-Priorisierung sein als Ingenieure. Wenn Sie etwas auf der ENG-Roadmap erreichen wollen, muss etwas anderes hergeben.

Ein effektives Roadmap-Betriebssystem besteht nur aus wenigen Codezeilen:

• Was ist das Ziel?
• Was sind die drei wichtigsten Dinge, die uns dorthin bringen?
• Was brauchen wir für diese drei Dinge an Menschen, Ressourcen, Zeit, Unterstützung durch andere Teams und Tools?
• Was diese drei Dinge betrifft: Wer erledigt was bis wann?
• Verteidigen Sie sich und Ihr Team so weit wie möglich vor allem anderen.

Sie blicken nie auf Ihre Zeit in einem Unternehmen zurück und sagen: „Mensch, meine vierte, fünfte und sechste Priorität hat damals richtig funktioniert“, aber Sie erinnern sich vielleicht an die Auswirkungen der Prioritäten eins, zwei und drei.

Cal Newports neues Buch „Slow Productivity“ nennt weniger zu tun als eine der besten Möglichkeiten, bessere Arbeit zu leisten.

Am besten gefällt mir jedoch der Rat, die Zeit, die ein Projekt Ihrer Meinung nach in Anspruch nimmt, zu verdoppeln.

Durch die Verdoppelung wird Ihre Roadmap automatisch um wahrscheinlich 50 % gekürzt, die Wahrscheinlichkeit, dass Sie pünktlich und gut liefern, steigt jedoch.

Ein großer Teil unserer Überengagement-Ecke besteht darin, dass wir unterschätzen, wie lange Projekte dauern (ich glaube, ich habe den letzten Satz mindestens genauso für mich selbst geschrieben wie für Sie).

Bessere Strategien

Schlechte Strategien sind schwer zu verfolgen und verwirren das Team.

Meiner Erfahrung nach wollen Manager etwas Besonderes sein, verpassen dabei aber den wichtigsten Punkt: Eine gute Strategie bedeutet, etwas anderes zu machen als die Konkurrenz.

Anstatt Konkurrenten zu übertreffen, möchten Sie etwas Einzigartiges tun, das Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Durch die Kombination von Differenzierung und Priorisierung sollten Ihre drei wichtigsten Projekte unterstreichen, wie Sie dasselbe Ziel auf andere Weise als Ihre Konkurrenten erreichen.

Können Sie beispielsweise, anstatt 100 Blog-Artikel zu schreiben, ein programmatisches Stück oder eine Liste von Tools erstellen? Oder können Sie statt eines großen internen Teams Mitwirkende nutzen, die die Inhalte schreiben?

Ich habe auch festgestellt, dass die meisten Strategien einfach nicht klar sind. Ein einfacher Test für Klarheit besteht darin, die Oberfläche, auf der Sie sie erklären müssen, zu vergrößern oder zu verkleinern: Können Sie Ihre Strategie in einem Absatz (TL;DR), einer Seite (oberes Niveau) und einem Dokument (ausführlich) ausdrücken?

Weniger Bürokratie

Bürokratischer Aufwand in Form übermäßiger Bürokratie verhindert die Ausführung. Ich habe viele Unternehmen gesehen, die viele Wochen und endlose Abstimmungsbesprechungen benötigen, bevor sie sich für ein einfaches SaaS-Tool anmelden können.

Beschaffungs- und Rechtsteams können Unternehmen ausbremsen und Teams über die Maßen frustrieren.

Der Schlüssel zu einem schnellen und guten Bewertungsprozess sind klare Richtlinien, wenn die Rechts- oder Beschaffungsabteilung eingreift.

Bei einem meiner ehemaligen Kunden, dem am schnellsten wachsenden Fintech-Startup der Geschichte, haben wir uns mit dem Rechtsteam zusammengesetzt und einen vollständigen Download über Leitplanken erhalten. Was können wir sagen und was nicht? Wann müssen wir eine gesetzliche Genehmigung einholen und wann können wir ohne sie vorankommen?

Dies ist eine Aufgabe für den Teammanager oder Organisationsleiter. Auch wenn es mühsam ist, ist die gute Nachricht, dass Teams schneller vorankommen und sich auf die Umsetzung konzentrieren können, sobald die Grenzen festgelegt sind.

Weniger Besprechungen

Tobi Lütke, Gründer und CEO von Shopify, bezeichnete Meetings als „Bug“. Das Führungsteam setzte regelmäßig den „Chaos Monkey“ ein, ein Skript, das alle wiederkehrenden Meetings mit mehr als zwei Teilnehmern löscht. Andere Unternehmen legen mit der Zeit Leitplanken fest. Calendly beschränkt Besprechungen auf 12.00 bis 17.00 Uhr

Die meisten Meetings sind schlecht organisiert, unnötig oder dienen den Menschen einfach nur dazu, Kontakte zu knüpfen.

Neben einer Tagesordnung sollte jedes Meeting einen klaren Zweck haben. Eigentlich gibt es nur drei Arten von Meetings: Geselligkeit, Informationsaustausch und Entscheidungsfindung.

Der Aufbau von Beziehungen am Arbeitsplatz ist wichtig, und es ist nichts Falsches daran, Kontakte zu knüpfen. Es ist wichtig, explizit zu sein und Treffen zu vermeiden, um „über Projekt X zu reden“, während man wirklich Kontakte knüpfen möchte.

Besprechungen zum Informationsaustausch werden am besten asynchron durchgeführt. Anstatt eine große Gruppe von Menschen zusammenzubringen, zeichnen Sie Ihre Nachricht in einem Video auf oder schreiben Sie ein Memo.

Entscheidungsbesprechungen sollten vom Entscheidungsträger geleitet werden und mit einer Vorlesung versehen sein.

Das Problem vieler großer Organisationen besteht darin, dass Entscheidungen schlecht formuliert sind. Es ist unklar, wer die Entscheidung trifft, und der Entscheidungsträger hat keine expliziten Kriterien für die Entscheidungsfindung.

Ausblick: Kann KI uns helfen, den Fokus wiederzugewinnen?

Zeigen Sie mir, wie konzentriert Ihr Team ist, und ich zeige Ihnen ein Team, das gewinnen wird.

Ein hoher Stellenwert in großen Organisationen bedeutet dagegen, dass ein kleinerer, agilerer Akteur auf den Plan treten muss. Die gute Nachricht ist, dass die Technologie der Schwerkraft entgegenwirkt – zumindest am Arbeitsplatz.

KI hat das Potenzial, uns dabei zu helfen, fragmentierte Informationen zu finden, Klarheit zu schaffen und langweilige, zeitraubende Verwaltungsaufgaben zu übernehmen, damit wir uns auf die wichtigen Dinge konzentrieren können.

Der Bericht „Future of Work“ von Microsoft kommt zu dem Schluss:

„Organisationswissen ist über Dokumente, Konversationen, Apps und Geräte fragmentiert, aber LLMs bergen das Potenzial, diese Informationen auf eine Weise zu sammeln und zu synthetisieren, die bisher unmöglich war.“⁵

In Zukunft können wir LLMs Fragen zu jedem internen Prozess stellen, wie zum Beispiel „Was sind unsere obersten Ziele?“ oder „Benötigt dies eine rechtliche Überprüfung?“ Die freigewordene Zeit ermöglicht es uns, unsere Strategien zu verfeinern und unsere Arbeit zu erledigen.

Diese Zukunft scheint noch ein paar Jahre entfernt zu sein. Bis dahin können wir viel tun, um unsere Aufmerksamkeit zu verbessern.

¹ Entlassungen.fyi

² Die Marketingausgaben zeigen Anzeichen eines Wachstums, aber die Einführung von KI verläuft langsam: Bericht; Mehr als nur den Gürtel enger schnallen: Wie Marketing die Widerstandsfähigkeit in unsicheren Zeiten steigern kann

³ Wird AI Fix funktionieren?

⁴ Arbeitnehmer verbringen jetzt zwei volle Tage pro Woche mit E-Mails und Besprechungen

⁵ Microsoft New Future of Work Report 2023

Ausgewähltes Bild: Paulo Bobita/Search Engine Journal