So erstellen Sie im Jahr 2024 einen effizienten Social-Media-Genehmigungsworkflow

Schon mal einen Fehler bemerkt nach Sie haben einen Beitrag veröffentlicht? Eine todsichere Methode, um peinliche Korrekturen zu vermeiden, ist die Verwendung eines Social-Media-Genehmigungsworkflows.

Durch die Einrichtung von Genehmigungsprozessen für soziale Medien wird sichergestellt, dass alle versendeten Inhalte qualitativ hochwertig, fehlerfrei und markengerecht sind.

Hier erklären wir, wie Sie einen Social-Media-Genehmigungsworkflow einrichten, der Ihrem Team eine präzisere und effizientere Zusammenarbeit ermöglicht.

Wenn Sie lieber direkt dorthin springen möchten, finden Sie hier ein neunminütiges Video zur Optimierung Ihres Social-Media-Workflows:

Was ist ein Social-Media-Genehmigungsprozess?

Ein Social-Media-Genehmigungsprozess ist ein Arbeitsablauf, bei dem Inhalte von einem Stakeholder zum anderen wandern, bis sie schließlich gepostet werden.

Ein gut konzipierter Genehmigungsprozess definiert alle Schritte Ihrer Social-Media-Aktivitäten, von der Inhaltserstellung bis zur Veröffentlichung. Außerdem schafft er einen klaren Weg, wie Ihre Inhalte von Person zu Person weitergegeben werden, und dokumentiert, wer für was verantwortlich ist.

Schließlich wird festgelegt, wer die endgültige Genehmigung für die Veröffentlichung von Inhalten auf den Social-Media-Kanälen Ihrer Marke hat.

Bevor Sie Ihre Police aufsetzen können, müssen Sie einige Vorbereitungen treffen. Hier sind alle Tools und Details, die Sie benötigen, um loszulegen:

• Klar definierte Teamrollen
• Styleguide für soziale Medien
• Geschätzter Zeitplan für die Veröffentlichung
• Interne und externe Termine
• Zuverlässiges Benachrichtigungssystem
• Einfache Kommunikationstools
• Apps zur Fehlersuche
• Regelmäßige Neubewertungen

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Warum Sie einen Social-Media-Genehmigungsprozess nutzen sollten

Sie kennen das Sprichwort: Wer nicht plant, plant sein Scheitern. Wenn Sie einen Genehmigungsprozess für Social Media eingerichtet haben, sind Sie auf vielerlei Weise auf dem Weg zum Erfolg.

Hier sind einige Vorteile, die Sie von einem gut geführten Social-Media-Genehmigungsworkflow erwarten können.

1. Konsistenter und markenbezogener Inhalt

Ein Styleguide für Social Media hilft Ihnen bei der Gestaltung Ihrer Inhalte und des Genehmigungsprozesses. So können Sie dafür sorgen, dass Ihre Inhalte markenkonform bleiben. Wenn Sie nicht sicher sind, woraus ein Styleguide bestehen sollte, lesen Sie Schritt 3 im Abschnitt „So erstellen Sie einen effizienten Genehmigungsprozess für Social Media“ weiter unten.

Durch die Einführung eines Prüfprozesses haben Sie außerdem die beste Chance, Fehler zu erkennen, bevor Inhalte live geschaltet werden. Selbst den besten Redakteuren entgeht manchmal ein defekter Link.

2. Verbesserte Kontosicherheit und Zugriffskontrolle

Die Weitergabe von Passwörtern sowohl innerhalb von Social-Media-Teams als auch an externe Berater und Auftragnehmer ist ein Albtraum für die Sicherheit. Das Gleiche gilt für einen verärgerten Mitarbeiter, der Ihrem Unternehmen Zugriff auf Ihre Social-Media-Konten verweigert.

Eine gut entwickelte Sicherheitsstrategie für soziale Medien kann Ihr Unternehmen jedoch vor einem kostspieligen Datenmissbrauch bewahren. Dazu gehören Tools, mit denen Sie Teammitgliedern den Zugriff entziehen können.

Ein Social-Media-Genehmigungsprozess, der es jedem ermöglicht, seine Arbeit zu erledigen, ohne Passwörter weitergeben zu müssen, erleichtert dies erheblich.

Der Genehmigungsprozess sollte es Ihnen ermöglichen, den Zugriff jedes Teammitglieds zu kontrollieren. Sie möchten, dass mehrere Personen Inhalte erstellen können, aber nur wenige sollten Zugriff auf alles haben.

3. Effizientere Zusammenarbeit

Es kann mühsam sein, Ihr gesamtes Team – mit mehreren Beteiligten – ständig einzubeziehen. Dies per E-Mail oder durch das Weiterleiten von Dokumenten zu tun, beeinträchtigt die Effizienz, verlangsamt den Arbeitsablauf und kann sich auf Ihren Inhaltskalender für soziale Medien auswirken.

Ein Genehmigungsworkflow rationalisiert den Prozess und steigert die Produktivität. Es ist das perfekte Tool für die Zusammenarbeit in sozialen Medien.

Wenn Sie alles auf einer Plattform für Erstellung, Überprüfung und Veröffentlichung speichern, sparen Sie Zeit und organisatorischen Aufwand. Wenn spezielle Anfragen auftauchen, wissen die Mitarbeiter, wer für jeden Schritt des Prozesses verantwortlich ist.

Darüber hinaus hilft ein Genehmigungsworkflow den Mitarbeitern, den Zeitplan einzuhalten. Er verhindert, dass sich Inhalte anhäufen, vergessen werden oder nicht veröffentlicht werden. Benachrichtigungen halten alle darüber auf dem Laufenden, was ihre Aufmerksamkeit erfordert.

4. Verbesserte Versionskontrolle und Bearbeitungsübersicht

Das Versenden von Dateien per E-Mail kann zu großer Verwirrung führen, insbesondere wenn Sie versuchen, Feedback einzuholen.

Jemand überprüft möglicherweise eine veraltete Datei oder muss Feedback von mehreren Parteien sammeln und in einem Dokument zusammenstellen.

Das ist Zeitverschwendung. Und es besteht das Risiko, dass die falsche Version den Genehmigungsprozess durchläuft und veröffentlicht wird.

Ein Social-Media-Genehmigungsprozess sollte auch eine Bearbeitungsspur bieten, sodass Sie sehen können, wer was wann geändert hat.

So erstellen Sie einen effizienten Social-Media-Genehmigungsprozess [free template]

Sie können natürlich einen Social-Media-Genehmigungsprozess von Grund auf neu erstellen, oder Sie sparen Zeit und verwenden unsere kostenlose Social-Media-Genehmigungsvorlage. (Wir möchten unseren Lesern das Leben leichter machen.)

Bereit? Dann legen wir los.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Social-Media-Strategie

Warum brauchen Sie eine Social-Media-Strategie, bevor Sie Ihren Genehmigungsprozess einrichten können? Planung und Zielsetzung sind der Schlüssel zu einer Social-Media-Präsenz, die für Sie funktioniert. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie hinwollen, werden Sie Ihr Ziel wahrscheinlich auch nicht erreichen.

Eine klare Strategie erleichtert es den Entwicklern, Inhalte zu erstellen, die den Erwartungen der wichtigsten Stakeholder entsprechen. So sind alle auf dem gleichen Stand.

Darüber hinaus können Sie mithilfe einer soliden Social-Media-Strategie feststellen, ob Ihr Genehmigungsprozess mit Ihren Zielen übereinstimmt.

Wenn Ihre Strategie beispielsweise darin besteht, bei aktuellen Trendthemen immer auf dem Laufenden zu bleiben, müssen Sie eine Art Social-Listening-Tool und einen möglichst schnellen Genehmigungsprozess integrieren.

Schritt 2: Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams und der Stakeholder definieren

Um einen effektiven Social Media-Prozess zu gestalten, müssen Sie klären, wer beteiligt ist und wer wofür verantwortlich ist. Wie dieser aussieht, bleibt Ihnen überlassen.

Vielleicht hat jedes Team seine eigenen Kanäle und seine eigenen Genehmigungsprozesse. Oder vielleicht sind ein paar leitende Führungskräfte die Torwächter für alle sozialen Inhalte Ihrer Marke.

Das Wichtigste ist, alles aufzuzeichnen.

Sie sollten beispielsweise Folgendes aufzeichnen:

• Wer erstellt und plant Social-Media-Inhalte?
• Wer bearbeitet Inhalte, um die Qualität zu erhalten?
• Wer gibt Inhalte frei und veröffentlicht sie?

Hier ist ein Beispiel, wie das aussehen kann:

In einem mittelgroßen Unternehmen kann der Social-Media-Genehmigungsworkflow die folgenden Rollen umfassen:

• Inhaltsersteller. Autoren, Designer, Videoeditoren und alle anderen, die an der Produktion und Planung von Inhalten beteiligt sind.
• Inhaltsredakteure. Verantwortlich für die Überprüfung und Bearbeitung von Inhalten hinsichtlich Sprache, Stil und Konsistenz auf allen Social-Media-Konten.
• Social Media Manager. Die Personen, die Inhalte genehmigen und sicherstellen, dass der Veröffentlichungsplan mit der Gesamtstrategie der Marke und den besten Veröffentlichungszeiten übereinstimmt.

In diesem Fall möchten Sie wahrscheinlich, dass der Redakteur und der Social-Media-Manager umfassendere Zugriffsrechte auf die Genehmigungsprozesse und Tools für Ihre sozialen Medien haben als die Ersteller der Inhalte.

Im Hootsuite-Genehmigungsworkflow können Sie beispielsweise die Berechtigungseinstellungen steuern und einschränken. Sie können den Zugriff der Inhaltsersteller beschränken, sodass nur Redakteure und Manager Inhalte veröffentlichen können. Dadurch wird verhindert, dass Inhalte versehentlich live geschaltet werden, bevor sie genehmigt wurden.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Social-Media-Styleguide

Ein Social-Media-Styleguide ist ein ausführliches Dokument, das beschreibt, wie Ihre sozialen Medien aussehen und wirken sollen. Er kann alles von Ton und Schreibstil bis hin zu Markenfarben, Fotoverwendung und Schriftart umfassen.

Durch die Erstellung eines Styleguides sorgen Sie dafür, dass die Inhalte Ihrer Marke konsistent und qualitativ hochwertig sind und tragen dazu bei, die Wahrnehmung Ihres Unternehmens durch Ihr Publikum zu prägen.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier einige Fragen, die Ihr Styleguide beantworten kann:

• Welche Art von Inhalten veröffentlicht Ihre Marke?
• Verwenden Sie die britische oder die amerikanische Schreibweise? Oder eine ganz andere Sprache?
• Ist der Ton Ihrer Marke verspielt und unterhaltsam? Oder informativ und seriös?
• Wie stehen Sie zu Hashtags und Emojis?

Wenn alle Mitglieder des Marketingteams mit demselben Styleguide arbeiten, sind Freigaben viel einfacher. Content-Ersteller nutzen das Dokument als Leitfaden für ihre Arbeit, während Redakteure und Manager darauf zurückgreifen können, um sicherzustellen, dass Markenstandards und -richtlinien eingehalten werden.

Schritt 4: Erstellen Sie eine Inhaltsbibliothek

Eine Inhaltsbibliothek ist ein bestehender Pool genehmigter sozialer Assets. Dazu können Grafiken, Vorlagen und andere Ressourcen gehören, die Ihre Inhaltsentwickler beim Erstellen neuer Beiträge verwenden können.

Wenn Sie mit Assets aus einer autorisierten Bibliothek beginnen, wird Ihr Genehmigungsprozess erheblich vereinfacht. Die Stakeholder wissen, dass viele Elemente genehmigt wurden, bevor der Beitrag überhaupt erstellt wurde.

Schritt 5: Zeitpläne und Fristen festlegen

Ihr Social-Media-Genehmigungsprozess sollte an einen Zeitplan gebunden sein, der jedem ausreichend Zeit lässt, seine Arbeit abzuschließen.

Bestimmen Sie zunächst die durchschnittliche Zeit, die Ihre Inhaltsersteller zum Erstellen einer bestimmten Anzahl von Beiträgen benötigen. Bestimmen Sie als Nächstes die Zeit, die zum Bearbeiten, Planen und Genehmigen dieser Inhalte benötigt wird.

Arbeiten Sie sich dann rückwärts vor, um einen Zeitplan aufzustellen. So vermeiden Sie Panik in letzter Minute oder Engpässe bei den Inhalten.

Diese Fälligkeitsdaten sollten in Ihrem Genehmigungsdokument vermerkt sein:

Auch hier können Sie die obige Vorlage herunterladen:

Nur eine Anmerkung: Diese Zeitleiste funktioniert nur für Evergreen-Inhalte oder Inhalte, die nicht besonders aktuell sind. Möglicherweise müssen Sie einen zweiten Satz von Fristen oder Zeitleisten erstellen, damit Ihre Marke auf soziale Trends reagieren kann, sobald diese auftreten.

Schritt 6: Definieren Sie Ihren Workflow und Ihre Benachrichtigungen

Ihr Social-Media-Genehmigungsprozess ist ein Workflow, bei dem Inhalte von einer Person zur nächsten weitergeleitet werden, bis sie veröffentlicht werden. Sie haben bereits die Rollen und Fristen aller Personen definiert. Jetzt ist es an der Zeit, diese Informationen zu nutzen, um einen Workflow und Benachrichtigungen einzurichten.

Im Idealfall sollte Ihr Workflow Inhalte automatisch von einer Person zur nächsten weiterleiten und jede Person benachrichtigen, wenn sie an der Reihe ist, mit der Arbeit zu beginnen. Die Verwendung eines Systems stellt sicher, dass jeder weiß, wo sich alles im Genehmigungsprozess befindet, und dass immer nur eine Person Änderungen am Inhalt vornimmt.

Einer der Nachteile der kostenlosen Google Sheets-Vorlage von Hootsuite ist, dass sie nicht automatisiert ist. Wie automatisieren Sie also Benachrichtigungen? Sie könnten E-Mail, Trello-Benachrichtigungen oder andere Projektmanagement-Tools verwenden.

Oder Sie verwenden Hootsuite, den Goldstandard für Social-Media-Genehmigungen. Mit dem Hootsuite-Genehmigungsworkflow können Sie einen Prozess mit Warnmeldungen einrichten, damit Ihr Team nie eine Nachricht oder zugewiesene Aufgabe verpasst.

Hootsuite ermöglicht es außerdem allen, auf derselben Plattform zu arbeiten. Redakteure und Manager können Inhalte zur Änderung an die Inhaltsersteller zurücksenden oder selbst kleinere Änderungen vornehmen, bevor sie weitermachen. Mitarbeiter können verfolgen, wann ihr Input benötigt wird und wann ihre Aufgabe abgeschlossen ist.

Schritt 7: Überwachen und bei Bedarf überarbeiten

Probieren Sie Ihren Social-Media-Genehmigungsprozess eine Zeit lang aus und sehen Sie, wie er für Ihr Team funktioniert. Bringen Sie dann alle zusammen, um etwaige Reibungspunkte oder Verbesserungsmöglichkeiten zu besprechen.

Das Ziel ist immer, dem Team das Leben leichter zu machen, nicht schwerer. Wenn der Prozess mühsam wird, funktioniert er nicht. Holen Sie regelmäßig Feedback von den Teammitgliedern ein, damit sich jeder wertgeschätzt und einbezogen fühlt.

So verwenden Sie den Genehmigungsworkflow von Hootsuite

Unserer bescheidenen Meinung nach ist der Genehmigungsworkflow von Hootsuite der beste überhaupt. Aber zu Ihrer Information: Die Genehmigungsfunktion und die Möglichkeit, Berechtigungen zuzuweisen, sind nur in Enterprise-Plänen verfügbar.

Wenn Sie jedoch einen Teamplan haben, können Sie weiterhin die Zugriffe und Rollen Ihres Teams verwalten und Beiträge und Kommentare Teammitgliedern zuweisen.

So richten Sie den Genehmigungsworkflow von Hootsuite ein und verwalten ihn.

Aufgabe 1: Genehmigungsberechtigungen für Ihr Team einrichten

Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Konto an und gehen Sie unten im linken Menü zu Ihrem Profil.

Wählen Sie dann Soziale Konten und Teams.

Wählen Sie als Nächstes Verwalten.

Identifizieren Sie das soziale Konto, für das Sie Genehmigungsberechtigungen einrichten möchten.

Zeigen Sie auf das soziale Konto, wählen Sie Einstellungenund wählen Sie dann Verwalten Berechtigungen.

Im Registerkarte „Berechtigungen“legen Sie für jedes Mitglied basierend auf seinen Rollen die entsprechenden Berechtigungen fest:

Sie sind sich nicht sicher, was die einzelnen Berechtigungsstufen beinhalten? Hier ist eine kurze Übersicht, die Ihnen die Entscheidung erleichtern soll:

• Um zu verlangen, dass die Beiträge eines Mitglieds vor der Veröffentlichung genehmigt werden, wählen Sie entweder Begrenzt, Antwortender, oder Benutzerdefinierte Veröffentlichungsnachricht mit Genehmigung Berechtigungen.
• Um sicherzustellen, dass die Kommentare und Antworten eines Mitglieds in Inbox 2.0 genehmigt werden, wählen Sie entweder Begrenzt, Antwortender, oder Benutzerdefinierter Kommentar und Antwort mit Genehmigung Berechtigungen.
• Um ein Mitglied als Genehmiger zu benennen, wählen Sie entweder Erweitert, Editor, oder Benutzerdefinierte Genehmigungsnachrichten Berechtigungen.

Aufgabe 2: Ein Team von Genehmigern zusammenstellen

In vielen Fällen möchten Sie ein Team von Personen zusammenstellen, die Inhalte genehmigen können. Wählen Sie unbedingt mehr als eine Person aus. Es ist hilfreich, eine Ersatzperson zu haben, falls Ihr Hauptgenehmiger nicht verfügbar ist.

So erstellen Sie ein Genehmigungsteam:

1. Gehen Sie zu Ihrem Profil und wählen Sie Soziale Konten und Teamsund wählen Sie dann Verwalten.
2. Wählen Ein Team hinzufügen.
3. Geben Sie Details zu Ihrem Team an, einschließlich der Zugehörigkeit zu Social-Media-Konten.

Aufgabe 3: Benutzerdefinierte Genehmigungen konfigurieren

Nachdem Ihre Genehmigungsteams eingerichtet sind, ist es an der Zeit, benutzerdefinierte Genehmigungen für Ihre Social-Media-Konten zu konfigurieren:

1. Zeigen Sie auf das soziale Konto innerhalb Ihrer Organisation, für das Sie benutzerdefinierte Genehmigungen einrichten möchten.
2. Wählen Einstellungen und wählen Sie dann Einstellungen wieder.
3. Suchen Sie auf der Registerkarte Profileinstellungen nach Benutzerdefinierte Genehmigungen Abschnitt.
4. Wählen Benutzerdefinierte Genehmigung bearbeiten.
5. Wählen Sie im ersten Genehmigersuchfeld das Genehmigungsteam aus, das Sie zuvor erstellt haben.
6. Klicken Speichern und einstellen um Ihre benutzerdefinierten Genehmigungseinstellungen zu bestätigen.

Wenn Sie eine zusätzliche Sicherheits- oder Überprüfungsebene benötigen, können Sie eine zweite oder dritte Genehmigungsebene hinzufügen.

Wiederholen Sie für jede zusätzliche Ebene den Vorgang zum Auswählen des Genehmigungsteams und Konfigurieren benutzerdefinierter Genehmigungen, wie in Schritt 3 beschrieben.

Aufgabe 4: Inhalte vor der Veröffentlichung genehmigen

Jetzt, da Ihr Genehmigungsworkflow eingerichtet ist, können Sie Ihre Beiträge veröffentlichen. So genehmigen, bearbeiten oder lehnen Sie Inhalte ab.

Gehe zu Planenwählen Sie Ihre Organisation aus und wählen Sie dann Zulassungen.

Sie können Inhalte anzeigen, die auf die Freigabe warten, und zwar von Beiträgen, die Ihnen zugewiesen, Von Ihnen erstellt, Abgelehntoder Abgelaufen. Sie können Ihre Genehmigungen mithilfe der Optionen oben auf der Seite nach Beitragstyp, Social-Media-Konto oder Datum filtern.

Wählen Sie den Inhalt aus, um ihn anzuzeigen. Um den Inhalt vor der Genehmigung zu bearbeiten, öffnen Sie einen Beitrag und wählen Sie dann Bearbeiten vom oberen Seitenrand.

Wählen Sie dann Genehmigen oder Ablehnen.

Und das ist alles! Sofern Sie keine zweiten oder dritten Genehmiger haben, werden genehmigte Inhalte sofort veröffentlicht (oder geplant).

3 Social-Media-Genehmigungstools

1. Hootsuite

Sie haben bereits gesehen, wie Hootsuite den Social-Media-Genehmigungsprozess reibungslos gestalten kann (siehe oben).

Mit Hootsuite können alle Teile des Workflow-Prozesses auf derselben Plattform ablaufen. Inhalte können im Hootsuite-Dashboard erstellt, bearbeitet und genehmigt werden.

Darüber hinaus benachrichtigt Hootsuite Ihr Team, wenn etwas getan werden muss. Sie müssen also keine Kätzchen mehr hüten!

2. Google Tabellen

Google Sheets ist ein großartiges (und kostenloses) Tool zur Freigabe von Social Media-Inhalten. Es hat zwar nicht den ganzen Schnickschnack, den Automatisierungssoftware wie Hootsuite hat, aber es erledigt seine Aufgabe trotzdem.

Sie werden einige Zeit damit verbringen, Ihr Google Sheet auf dem neuesten Stand zu halten, aber es wird Ihnen und Ihrem Team helfen, organisiert zu bleiben.

3. Trello

Trello, eine Projektmanagement-Software, kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihren Social-Media-Workflow zu behalten. Sie können Aufgaben in Trellos Karten und Boards einrichten, organisieren und farblich kennzeichnen. Anschließend können Sie diese Aufgaben verschiedenen Mitgliedern Ihres Teams zuweisen. Diese können den Status ihrer Aufgaben verfolgen und über die App mit Ihnen kommunizieren.

Mit der Erwähnungsfunktion von Trello können Sie Ihren Teamkollegen Benachrichtigungen senden. Sie können sie anstupsen, wenn sie eine Frist versäumen oder ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wird.

Wir sagen, dass Trello nicht speziell für soziale Medien entwickelt wurde, sondern für digitale Projekte im Allgemeinen. Es ist allgemeiner, als es einigen Social-Media-Managern lieb ist.

Entwickeln Sie mit weniger Zeit und Aufwand eine erfolgreiche Social-Media-Marketingstrategie. Nutzen Sie die Social-Media-Genehmigungsfunktionen von Hootsuite, um sicherzustellen, dass keiner Ihrer Beiträge verloren geht. Weisen Sie Ihren Teamkollegen Aufgaben zu, erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Inhalte bearbeitet werden müssen, und geben Sie sich gegenseitig Feedback – alles von einem einzigen Dashboard aus. Buchen Sie noch heute Ihre kostenlose Demo.