So schreiben Sie Social-Media-Richtlinien für Ihr Team: 8 Beispiele

Social-Media-Richtlinien sind ein Muss für alle Unternehmen und Marken. Unabhängig davon, ob Sie soziale Medien auf Unternehmensebene nutzen oder nicht, nutzen Ihre Mitarbeiter soziale Medien sicherlich auch in ihrem Privatleben.

Da die Arbeit einen so großen Teil unserer wachen Stunden in Anspruch nimmt, ist es nicht verwunderlich, dass Menschen in den sozialen Medien über ihre Jobs berichten. Wenn sie dies jedoch ohne Anleitung tun, gefährden sie möglicherweise sowohl sich selbst als auch ihre Arbeitgeber.

Was sind Social-Media-Richtlinien?

Social-Media-Richtlinien sind Anweisungen und Empfehlungen, wie Personen, die mit einem Unternehmen verbunden sind, sich – und das Unternehmen – in sozialen Medien darstellen sollen.

Stellen Sie sich die Social-Media-Richtlinien als ein markenspezifisches Handbuch mit Best Practices für Social Media vor. Sie gelten für alle, die eine berufliche Beziehung zu Ihrer Marke haben. Mitarbeiter sind in der Regel die primäre Zielgruppe. Aber auch alle anderen, mit denen Sie zusammenarbeiten, können von diesen Best Practices profitieren. Teilen Sie sie mit Personen wie Ihren Unternehmenspartnern, Marketingagenturen oder Influencern.

Ihre Social-Media-Richtlinien sollten darlegen, wie Sie sich in sozialen Medien positiv und sicher verhalten. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse des Unternehmens, der Mitarbeiter und der Kunden gleichermaßen. Die Richtlinien können sowohl für den persönlichen als auch für den beruflichen Social-Media-Auftritt Ihrer Mitarbeiter gelten.

Die Social-Media-Richtlinien unterscheiden sich von den Social-Media-Richtlinien Ihres Unternehmens. Sie unterscheiden sich auch von Ihrem Social-Media-Styleguide. Es ist jedoch eine gute Idee, alle diese Dokumente an einem Ort aufzubewahren, damit sie leicht zugänglich und referenzierbar sind.

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Warum Sie Social-Media-Richtlinien brauchen

Schützen Sie Ihre Marke

Klare Richtlinien für Social-Media-Marken können dazu beitragen, eine ganze Reihe von Risiken zu mindern. Vor allem in Kombination mit einer gut durchdachten Social-Media-Policy.

Beginnen Sie mit den Grundlagen (Markenreputation). Arbeiten Sie an den äußerst ernsten Anforderungen (Compliance-Anforderungen). Social-Media-Richtlinien machen in jeder Phase deutlich, wie sich die Aktionen der Mitarbeiter in den sozialen Medien auf die Marke auswirken.

Halten Sie sich an die offiziellen Vorschriften

Marken in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Finanzwesen sind sich der Gesetze und Vorschriften für soziale Medien bewusst. Und sie wissen, dass diese Vorschriften die Nutzung sozialer Medien durch Mitarbeiter sowie Inhalte aus den offiziellen Konten der Marke umfassen.

Mitarbeiter von Einzelhandels-, Dienstleistungs- und anderen Marken sind sich dessen möglicherweise weniger bewusst. Aber Bundesvorschriften wirken sich immer noch darauf aus, wie sie online über ihre Jobs sprechen können.

Etwas später in diesem Beitrag werden wir beispielsweise über die FTC-Richtlinien zur Offenlegung in sozialen Medien sprechen. Diese wirken sich darauf aus, was Mitarbeiter in sozialen Netzwerken über Ihre Marke sagen können.

Die Social-Media-Richtlinien der FTC verlangen außerdem eine klare Offenlegung, wenn ein Influencer oder ein anderer Dritter eine Vergütung jeglicher Art für einen Social-Media-Beitrag erhält.

Nehmen Sie alle relevanten Regelungen in Ihre Social-Media-Richtlinien für Mitarbeiter auf. Fügen Sie konkrete Beispiele hinzu, die die Anforderungen für jeden leicht verständlich machen.

Fördern Sie die Markenbefürwortung

Jeder Mitarbeiter ist ein potenzieller Markenbotschafter. Doch nicht jeder Mitarbeiter ist ein Social-Media-Experte.

Social-Media-Richtlinien sind Ihre Chance, dem gesamten Team dabei zu helfen, Sie positiv, inklusiv und respektvoll zu begeistern. Und auch um ihre eigene Arbeit aufzupeppen. Solide soziale Richtlinien helfen den Teammitgliedern, sich beim Teilen ihrer Arbeitsgeschichten sicher zu fühlen.

Was sollte ein Social-Media-Richtliniendokument enthalten?

Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Abschnitte, die Sie in Ihre Social-Media-Richtlinien aufnehmen sollten. Machen Sie weiter und passen Sie jeden Teil davon an Ihre Marke an. Schließlich ist jede Branche anders.

Tatsächlich ist jedes Unternehmen anders. Bevor Sie also Ihre Social-Media-Richtlinien für Mitarbeiter festlegen, sollten Sie sich bei Ihren Mitarbeitern erkundigen. Bitten Sie das Team um Feedback, um sicherzustellen, dass Sie auf deren Fragen oder Bedenken eingehen.

Oder beginnen Sie mit unserer kostenlosen Vorlage für Social-Media-Richtlinien, die Sie unten verlinkt finden.

Intro: Die 5 W’s

Die 5 W’s sind die Fragewörter: Wer, was, wann, wo, warum. Es ist eine gute Idee, eine kurze Einführung in Ihre sozialen Richtlinien beizufügen, die alle diese Punkte anspricht, um alle auf den gleichen Stand zu bringen:

• WHO. Dies ist jeder, der mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeitet. Denken Sie an Mitarbeiter, Auftragnehmer, Agenturpartner, Studenten oder Influencer. Seien Sie klar und konkret, damit keine Zweifel bestehen.
• Was. Im Allgemeinen ist das „Was“ die Nutzung sozialer Medien für alles, was mit dem Unternehmen zu tun hat. Das gilt sowohl für berufliche als auch für private Social-Media-Konten. Dazu kann auch die Nutzung persönlicher Konten für Arbeitszeit oder Ausrüstung gehören.
• Wann. Geben Sie in Ihren Richtlinien das Datum der letzten Überarbeitung an, damit jeder weiß, wann die Überarbeitungen in Kraft treten.
• Wo. Dazu könnte eine Bestandsaufnahme sozialer Plattformen, offizieller Konten und Marken-Hashtags gehören. Oder es könnte eine allgemeinere Definition dessen sein, was Sie unter sozialen Medien verstehen. Über die traditionellen sozialen Netzwerke hinaus möchten Sie möglicherweise soziale Plattformen wie Reddit und Quora einbeziehen.
• Warum. Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen sich an die Richtlinien halten, ist viel höher, wenn sie verstehen, warum Sie sie überhaupt erstellt haben. Gehen Sie auf spezifische Compliance-Anforderungen ein, die für Ihre Branche gelten (z. B. HIPAA oder FINRA). Weisen Sie darauf hin, wie wichtig die Richtlinien für den Schutz Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Marke sind.

Wichtige Verhaltensregeln und Verbote

In einer idealen Welt würde jeder Mitarbeiter jedes Wort Ihrer Sozialpolitik und Sozialrichtlinien lesen und verinnerlichen. Und jedes Wort jeder Aktualisierung dieser Richtlinien. In der realen Welt ist dies unwahrscheinlich.

Daher ist es eine gute Idee, gleich zu Beginn eine kurze und aussagekräftige Liste Ihrer grundlegendsten Verhaltensregeln für soziale Medien zu erstellen. Gehen Sie hier nicht zu sehr ins Detail – das werden Sie in späteren Abschnitten tun.

Hier ist eine Beispielliste, die Sie kopieren und einfügen oder an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können:

• Erwähnen Sie das Unternehmen unbedingt als Ihren Arbeitgeber in Ihrer Social-Media-Biografie (wenn Sie über Unternehmensangelegenheiten sprechen).
• Gehen Sie NICHT auf unangemessene Weise mit Konkurrenten oder Kunden in Kontakt
• Teilen Sie Beiträge, Veranstaltungen und Geschichten des Unternehmens in den sozialen Medien
• Geben Sie KEINE Unternehmensgeheimnisse oder vertraulichen Informationen über Ihre Kollegen oder Kunden weiter
• Bringen Sie Ihre eigene Meinung zum Ausdruck – stellen Sie nur sicher, dass deutlich wird, dass Sie nicht im Namen des Unternehmens sprechen
• Kommentieren Sie keine rechtlichen Angelegenheiten, die das Unternehmen betreffen
• Melden Sie Belästigungen, die Sie erlebt oder bemerkt haben
• Beteiligen Sie sich NICHT an Trollen oder negativen Kommentaren

Offenlegung und Transparenz

Es ist großartig, wenn Teammitglieder in ihren sozialen Profilen stolz erwähnen, dass sie für Sie arbeiten. Aber um Sie beide zu schützen, ist es eine gute Idee, sie zu bitten, klarzustellen, dass sie keine Social-Media-Beiträge im Namen der Marke erstellen.

Das Hinzufügen einer Offenlegung zu ihrem sozialen Profil oder ihrer Biografie ist ein guter Anfang. Etwas wie „Alle geäußerten Meinungen sind meine eigenen“ hilft deutlich zu machen, dass es sich hierbei nicht um offizielle Standpunkte handelt, wie es dieser Universitätsstratege und Dozent hier tut.

Quelle: @WahibaChair

Wenn Mitarbeiter auf sozialen Netzwerken unternehmensbezogene Angelegenheiten besprechen, sind sie gesetzlich verpflichtet, sich als Mitarbeiter auszuweisen. Dies ist eine Regel, kein freundlicher Vorschlag.

Tatsächlich verlangt die Federal Trade Commission, dass die Identifizierung in der entsprechenden Stelle erfolgt. Es reicht nicht aus, es nur in einer Biografie zu vermerken. Lassen Sie von Ihrem Rechts- oder Compliance-Team eine bestimmte Formulierung Ihrer Social-Media-Posting-Richtlinien überprüfen. Fügen Sie einige Muster-Haftungsausschlüsse hinzu, die Sie einfach kopieren und einfügen können.

Privatsphäre und Vertraulichkeit

Erinnern Sie Ihr Team daran, dass vertrauliche Unternehmensinformationen auch rund um die Uhr vertraulich sind. Einige der größten No-Gos beim Teilen in sozialen Netzwerken sind:

• Informationen über Kollegen oder Kunden
• finanzielle Offenlegungen
• kommende Produkte, die noch nicht offiziell angekündigt wurden
• private Kommunikation
• Forschung und Entwicklung, Intel

Stellen Sie klar, dass Privatsphäre und Vertraulichkeit auf allen Social-Media-Plattformen respektiert werden sollten.

Dazu gehören Fotos, die an Ihrem Arbeitsplatz oder bei Veranstaltungen am Arbeitsplatz aufgenommen wurden. Diese können für Organisationen, die HIPAA oder FERPA unterliegen, eine besondere Herausforderung darstellen.

Urheberrechtsrichtlinien

Fügen Sie in Ihre Social-Media-Posting-Richtlinien eine Erinnerung ein, die Eigentumsrechte zu respektieren, die durch Folgendes geregelt werden:

• geistiges Eigentum
• Urheberrechte ©
• Warenzeichen
• und andere relevante Gesetze.

Im Zweifelsfall ist die Faustregel relativ einfach: Wenn es nicht Ihnen gehört und Sie keine Erlaubnis haben, posten Sie es nicht. (Außer über native Re-Sharing-Funktionen.)

Wir haben einen vollständigen Beitrag zu Urheberrechtsrichtlinien für Bilder, auf den Sie verlinken oder von dem Sie lernen können.

Internet-Sicherheit

Ihre Mitarbeiter sind möglicherweise bereits wachsam gegenüber Phishing-Betrügereien und Ähnlichem. Dennoch schadet es nie, die Grundlagen der Cybersicherheit zu überprüfen. Vor allem, wenn Sie Informationen über Kunden oder Klienten sammeln.

Nach Angaben der FTC waren soziale Medien im Jahr 2023 die wichtigste Kontaktmethode für Betrüger, die es auf Personen bis zum Alter von 70 Jahren abgesehen hatten. Wenn Ihre Mitarbeiter auf einen Social-Media-Betrug hereinfallen oder auf andere Weise die Cybersicherheit gefährden, gefährden sie sowohl sich selbst als auch Ihr Unternehmen.

Quelle: Interaktive FTC-Grafik

Wir haben einen ganzen Beitrag zum Thema Social-Media-Sicherheit zusammengestellt, der Ihnen bei der Erstellung Ihrer Social-Media-Richtlinien in diesem Bereich helfen kann. Hier ist eine kurze Auffrischung von Cybersicherheit 101 für Mitarbeiter:

• Wählen Sie starke Passwörter
• Verwenden Sie für jedes soziale Konto ein anderes Passwort
• Geben Sie niemals Passwörter an andere weiter – erstellen Sie separate Zugangsdaten für alle Teammitglieder, die auf Unternehmenskonten zugreifen
• Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (oder Multi-Faktor-Authentifizierung), um sich bei sozialen Netzwerken anzumelden
• Begrenzen Sie die persönlichen und beruflichen Informationen, die Sie weitergeben – und vermeiden Sie Online-Quizzes, bei denen nach Passworthinweisen wie der Marke Ihres ersten Autos gefischt wird
• Verwenden Sie persönliche Anmeldeinformationen für persönliche Konten (anstelle Ihrer Firmen-E-Mail).
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung sicher ist – seien Sie vorsichtig bei kostenlosem WLAN
• Laden Sie keine verdächtigen Inhalte herunter und klicken Sie nicht darauf
• Aktivieren Sie Geolokalisierungsdienste in Apps nur bei Bedarf

Zugänglichkeit und Inklusivität

Für jeden Arbeitgeber und jede Marke ist es wichtig, Zugänglichkeit und Inklusivität in und außerhalb der sozialen Medien zu fördern. Indem Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, dasselbe zu tun, zeigen Sie, dass Sie sich auch um sie kümmern.

Zu den Richtlinien zur Barrierefreiheit und Inklusion für soziale Medien können gehören:

• Verwenden Sie gegebenenfalls Inklusivpronomen (they/them/theirs/folks)
• Stellen Sie beschreibende Bildunterschriften und Untertitel für Videos bereit
• Denken Sie über die Darstellung in Social-Media-Bildern nach. Dazu gehören Stockbilder, Emojis und Markenvisualisierungen.
• Machen Sie keine Annahmen über Geschlecht, Rasse, Erfahrung oder Fähigkeiten
• Vermeiden Sie geschlechts- oder rassenspezifische Emojis
• Teilen Sie gerne Ihre bevorzugten Pronomen mit (und respektieren Sie immer die Pronomen anderer).
• Verwenden Sie die Groß-/Kleinschreibung für Hashtags (dies macht sie für Screenreader besser lesbar)
• Melden und entfernen Sie alle Kommentare, die als sexistisch, rassistisch, behindertenfeindlich, altersfeindlich, homophob oder hasserfüllt gegenüber einer Gruppe oder Person gelten, aus Ihren eigenen sozialen Kanälen

Weitere Ressourcen zu Barrierefreiheit und Inklusion finden Sie hier.

Wie man auf Negativität reagiert

Richtlinien erinnern Mitarbeiter häufig daran, in sozialen Medien freundlich zu sein.

Auf der anderen Seite ist es wichtig, Ihre Richtlinien für den Umgang mit Trollen oder Tyrannen festzulegen. Sollten Mitarbeiter sie melden, ignorieren oder blockieren oder verbieten? Klären Sie in jedem Fall, ob und wie Mitarbeiter auf negatives Feedback zu Ihnen reagieren können unsere Marke in den sozialen Medien.

Ihre Inhaltsmoderatoren, die auf Kommentare zu Ihren eigenen Konten antworten, sollten über eine stärker kodifizierte Richtlinie zur Inhaltsmoderation verfügen, die ihnen dabei hilft. Bei Bedarf können Sie hier darauf verlinken.

Stellen Sie jedoch sicher, dass jeder, für den Ihre Richtlinien gelten, weiß, wie er Probleme melden kann, die er möglicherweise gesehen oder erlebt hat. Wenn Unterstützung benötigt wird, teilen Sie den Mitarbeitern mit, wie und wo sie diese erhalten können.

Die Bereitstellung von Protokollen und Tools hilft Ihrem Team, Probleme im Keim zu ersticken, bevor sie sich zu einer ausgewachsenen Social-Media-Krise entwickeln.

Links zu relevanten Richtliniendokumenten

Sie sollten Ihre Social-Media-Richtlinien unbedingt mit Ihrer Social-Media-Richtlinie, Ihrem Social-Media-Styleguide und Ihren Community-Richtlinien verknüpfen. Möglicherweise möchten Sie auch Links zu Ihren allgemeinen Markenidentitätsdokumenten und Ihrem Mitarbeiterhandbuch einfügen.

Wenn Sie Schulungen oder Ressourcen für soziale Medien anbieten, beziehen Sie diese ebenfalls mit ein. Verknüpfen Sie abschließend Ihr Programm zur Interessenvertretung Ihrer Mitarbeiter, damit die Mitarbeiter auf vorab genehmigte Inhalte zugreifen und an Anreizen zum Teilen teilnehmen können.

Kostenlose Vorlage für Social-Media-Richtlinien

Beispiele für Social-Media-Richtlinien

Um einen Eindruck von den verschiedenen Arten von Social-Media-Richtlinien zu bekommen, haben wir diese Beispiele nach Branchen aufgeschlüsselt.

Ausbildung

Wie viele andere postsekundäre Einrichtungen weist auch die University of Northern Georgia darauf hin, dass ihre Social-Media-Richtlinien sowohl für Mitarbeiter als auch für Studierende gelten. Sie treffen viele Punkte, die wir oben erwähnt haben.

Besonders hervorzuheben ist die klare Art und Weise, wie sie die Grundlage von Transparenz und Offenlegung hervorheben: „Ob Sie dies beabsichtigen oder nicht, wenn Sie sich mit der UNG identifizieren, werden Sie de facto zum Sprecher der Universität.“

Quelle: McGill

Die McGill University geht detaillierter darauf ein, beginnt ihre Richtlinien jedoch mit „Die Grundlagen: Verwenden Sie den gesunden Menschenverstand.“ Seien Sie sich der Datenschutzprobleme bewusst. Spielen Sie nett und seien Sie ehrlich.“ Dies könnte im Wesentlichen als TL;DR-Version aller Social-Media-Richtlinien dienen.

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Regierung

Quelle: Regierung von British Columbia

Die Social-Media-Richtlinien der Regierung von BC werden in einem leicht lesbaren grafischen Format präsentiert, das dabei hilft, die Herausforderung zu meistern, Mitarbeiter dazu zu bringen, sich mit den Richtlinien auseinanderzusetzen. Die Richtlinien beginnen mit einer Aussage, die mehrere der 5 Ws anspricht:

„Diese Richtlinien werden den Mitarbeitern helfen, angemessene Entscheidungen über die Nutzung sozialer Medien für den persönlichen Gebrauch sowohl am Arbeitsplatz als auch außerhalb zu treffen und die möglichen Auswirkungen ihrer Nutzung im Kontext ihrer Beschäftigung zu verstehen.“

Quelle: Öffentlicher Dienst von Ontario

Die Social-Media-Richtlinien für den Ontario Public Service sind in vier verschiedene Nutzungskategorien unterteilt. Sie enthalten vernünftige Leitprinzipien, die durch diesen wichtigen Vorbehalt gestützt werden:

„Selbst wenn Sie Haftungsausschlüsse wie „Die geäußerten Meinungen sind meine eigenen“ verwenden, sind Sie dennoch für das, was Sie sagen, verantwortlich. Was Sie öffentlich sagen, kann sich beruflich auf Sie auswirken.“

Gesundheitspflege

Quelle: Horizon Health Network

Beachten Sie, dass Ihre Social-Media-Richtlinien nicht lang sein müssen, um umfassend zu sein. Die Richtlinien des Horizon Health Network umfassen nur eine Seite, enthalten aber viele solide Prinzipien und Leitlinien. Insbesondere: „Wenn Sie Ihre Zugehörigkeit zu Horizon (auf einer Social-Media-Site) angeben möchten, stellen Sie sicher, dass Ihre Aktivitäten mit den hohen Grundsätzen Ihres Berufs und von Horizon im Einklang stehen.“

Quelle: Providence Health & Services

Providence Health & Services vereint seine Social-Media-Richtlinien für den offiziellen Gebrauch und seine Social-Media-Richtlinien für den persönlichen Gebrauch an einem zentralen Ort. So sprechen sie den Elefanten im Raum an: HIPAA.

„Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie persönlich und rechtlich für die von Ihnen abgegebenen öffentlichen Meinungen und Kommentare verantwortlich gemacht werden können, selbst auf persönlich gepflegten Websites und Seiten … Sie sind verpflichtet, die Privatsphäre der Patienten zu wahren, indem Sie die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien und -standards von Providence sowie HIPAA befolgen Regeln jederzeit.“

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Andere Marken

Quelle: Chanel

Die Social-Media-Richtlinien von Chanel bieten einen Meisterkurs in Offenlegungsrichtlinien mit Einzelheiten zu den geeigneten Wegen und Orten, um Sponsoring oder andere Verbindungen zur Marke offenzulegen:

„#gifted, #freeproduct, #comped oder #hosted sind unzureichend, da sie nicht erklären, wer das Geschenk bereitgestellt hat oder dass bestimmte Dinge kostenlos waren (die FTC glaubt nicht, dass eines davon spezifisch genug ist).“

Quelle: Bystronic

Bystronic, ein Anbieter von spezialisierter Software und Ausrüstung für das Blechschneiden, ermutigt seine Mitarbeiter, sich in den sozialen Medien zu teilen, und sagt in Fettschrift: „Sie sind unsere Markenbotschafter.“ Gleichzeitig warnen die Social-Media-Richtlinien für Mitarbeiter: „Die Trennung von privater und beruflicher Nutzung von Social-Media-Kanälen ist nicht immer einfach.“

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