Verwandeln Sie lange Besprechungen mit Otter.ai in umsetzbare Zusammenfassungen

Es ist 15 Uhr. Ihr viertes Treffen für den Tag endete gerade (Puh!).

Ihre Hand schmerzt vor dem Schreiben, und Ihr Notizbuch erzählt die Geschichte-verstreute Pfeile, halbfinierte Gedanken, Aktionsgegenstände, die keinen Sinn mehr machen, und gelegentlich Kritzeleien aus technischer Schwierigkeiten…

Während Sie sich darauf konzentrierten, Wörter zu erfassen, haben Sie die subtilen Nicken, die Bedenken und andere Momente verpasst, in denen echte Verbindungen auftreten.

Du bist nicht allein darin. Jeden Tag werden in den USA 11 Millionen Sitzungen veranstaltet. Die Teams verbringen fünf Stunden wöchentlich in diesen Sitzungen, doch 71% ergeben keine sinnvollen Ergebnisse.

Die Mehrheit der befragten Mitarbeiter besagt, dass die meisten Sitzungen eine E -Mail gewesen sein könnten.

Und die Kosten? Jährlich 37 Milliarden US -Dollar an verlorener Produktivität.

Für Kleinunternehmer funktioniert die Mathematik nicht. Jede Minute, in der er sich vergeblich anschreibt, ist eine Minute, in der sie nicht aufgebaut, Beziehungen aufzubauen, strategische Entscheidungen zu treffen oder Ihr Geschäft auszubauen.

Hier kann KI helfen. Tools wie Otter.ai erfassen jedes Wort, generieren klare Zusammenfassungen und verfolgen automatisch Aktionselemente. Und Sie können sich darauf konzentrieren, was Menschen am besten können: Gespräche führen, Vertrauen aufbauen und fundierte Entscheidungen treffen.

Lassen Sie uns verstehen, wie Sie die Zusammenfassungszusammenfassungen treffen und wie Sie Ihre Besprechungen mit Tools wie Otter optimal nutzen können.

Benötigen Sie zuerst wirklich KI -Besprechungszusammenfassungen?

Denken wir daran, Notizen und Zusammenfassungen wie Rohmaterial gegenüber einem Film -Trailer zu treffen.

Notizen erfassen alles: Von allem, was Kate über ihre Reise nach LA sagte, sagte ein zufälliger Kommentar, den jemand gemacht hat, Nebengespräche und Off-Track-Gedanken laut. Es ist eine Transkription des gesamten Treffens, aber die Sache ist, Sie werden nach Abschluss des Meetings selten Besprechungsnotizen verwenden.

Zusammenfassungen hingegen destillieren Sie, was wichtig ist – die getroffenen Entscheidungen, die zugewiesenen Aufgaben und die nächsten Schritte -, um Ihnen a zu sparen viel der Zeit.

82% der Otter -Nutzer geben an, dass sie die gespeicherte Zeit nutzen würden, um mehr Arbeit außerhalb von Besprechungen zu erledigen.

Kleinunternehmer, die in jeder Sitzung immer noch Notizen auf traditionelle Weise machen: Seien Sie entweder anwesend und engagiert oder Machen Sie sich genaue Notizen. Ich habe selten jemanden getroffen, der beides umgehen kann.

KI-Besprechung Zusammenfassung Tools wie Otter.ai helfen Ihnen, das manuelle Notizzucken zu überspringen und sich vollständig zu engagieren.

Otter erfasst alles und schafft eine gute Zusammenfassung der Besprechung, einschließlich dieser vier wesentlichen Dinge:

1. Was haben wir entschieden?
2. Wer macht was zu wann?
3. Welche Probleme haben wir gelöst?
4. Was passiert als nächstes?

Diese Zusammenfassungen helfen den Teammitgliedern auch, ausgerichtet und verantwortlich zu bleiben. Nicht mehr „Ich dachte Du haben das umgegangen! ” Momente.

Die Zusammenfassungen der Begegnung helfen dabei, es einfach, klar und vor allem für alle Beteiligten umsetzbar zu halten.

Erste Schritte mit Otter.ai: Erstellen Sie Ihr Meeting Intelligence -System

Die Reise von verstreuten Notizen zu optimierten Treffen beginnt mit einem einzigen Schritt. Lassen Sie mich Sie durchführen, indem Sie Ihre Intelligenz erfassen, verarbeiten und aktivieren.

Einrichten Ihres KI -Assistenten in 5 einfachen Schritten

Ändern der Art und Weise, wie Sie mit Besprechungen umgehen, beginnt mit einem einfachen Einrichtungsprozess. Hier erfahren Sie, wie man anfängt:

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Konto

Melden Sie sich bei Otter.ai an Ihre E -Mail – vorzugsweise Ihre Arbeits -E -Mail – an, um auf Workspace -Funktionen wie Zusammenarbeit und Analyse zuzugreifen.

Bestätigen Sie nach der Registrierung Ihre E -Mail, um Ihr Konto zu aktivieren. Wenn die Bestätigungs -E -Mail nicht angezeigt wird, überprüfen Sie Ihren Spam -Ordner und fügen Sie Otter.ai als Kontakt hinzu.

Schritt 2: Schließen Sie Ihren Kalender an

Link Otter mit Ihrem Kalender, um das Besprechungsmanagement zu optimieren.

Sobald sich die Verbindung angeschlossen hat, tritt Otter automatisch geplante Besprechungen an, zeichnet Gespräche auf und generiert Zusammenfassungen ohne manuelle Intervention.

Schritt 3: Laden Sie die mobile App herunter

Zusätzlich können Sie die Otter Mobile App herunterladen. Es synchronisiert Geräte über Geräte hinweg, sodass Sie überall auf Konversationen aufzeichnen, transkribieren und zugreifen können.

Schritt 4: Zug Otter zum Markieren und Vokabeln

Lehren Sie Otter, die Lautsprecher zu erkennen, indem Sie Stimmen markieren und benutzerdefiniertes Vokabular hinzufügen. Für Teams können Sie auch gemeinsam genutztes Wortschatz hinzufügen, um die Transkriptionsgenauigkeit für spezielle Begriffe und Namen zu steigern.

Schritt 5: Integrieren Sie Tools, die Sie bereits verwenden

Otter integriert sich in eine Vielzahl von Tools, die Sie möglicherweise bereits verwenden. Sie können die Produktivität steigern, indem Sie sie mit Apps wie Zoom, Microsoft -Teams, Google Meet, Dropbox und Ihren bevorzugten Kalendern anschließen.

Diese Integrationen vereinfachen die Arbeitsabläufe und verbessern die Zusammenarbeit.

Kernfunktionen für Online -Meetings

Stellen Sie sich Otter als einen qualifizierten Assistenten der Executive vor, aber an einen der niemals einen Schlag verpasst.

Hier sind einige Kernfunktionen, die wir absolut lieben:

• Lebende Transkription: Dieser ist das Wichtigste, wenn man bedenkt, dass wir (fast) jedes Wort genau erfasst werden müssen. Otter erfasst jedes Wort mit 98% Genauigkeitautomatisch identifizieren und wichtige Momente markieren, wenn sie auftreten.
• Automatisierte Zusammenfassungen: Nach jedem Treffen diskutiert Otter diskutiert über klare, umsetzbare Highlights. Es schafft eine Zusammenfassung und eine Checkliste von Aktionselementen, die Sie an Ihre Teammitglieder weitergeben können.
• Kollaborative Intelligenz: AI hat nicht den Kontext Ihres Unternehmens, daher können Ihre Teammitglieder zum Transkript zurückkehren und zusätzliche Schlüsselmomente hervorheben, Kommentare hinzufügen und auf Ideen aufbauen – um statische Transkripte in lebende Dokumente zu verwandeln, die sich mit Ihren Projekten entwickeln.

Das ist so ziemlich alles, was Sie brauchen, wenn Sie Transkriptionssoftware erfüllen. Die Frage ist nun, ist es es wert, in dieses Tool zu investieren?

Ist Otter die Investition wert?

Die Antwort hängt davon ab, wie Meetings in Ihren Workflow passen. Otter.ai ist es jedoch wert, wenn Sie regelmäßig an Besprechungen teilnehmen.

Es automatisiert Aufgaben, die Zeit und Fokus verbrauchen, z. B. Notizen und Zusammenfassung von Diskussionen. Die Zeit, die Sie in nur wenigen Sitzungen sparen, zahlt sich für das Tool selbst aus.

So sehen die Preispläne aus:

Für diejenigen, die gerade erst anfangen, die Freier Plan ist eine hervorragende Möglichkeit, um zu erforschen, was Otter.ai bieten kann.

Es umfasst 300 Transkriptionsminuten pro Monat, Zusammenfassungszusammenwerte für Live-Meeting und Echtzeit-Kollaborationsfunktionen. Für Personen, die an einigen Sitzungen teilnehmen, erhöht dieser Plan bereits erheblichen Wert – die Erfassungsdiskussionen, die Zusammenfassung von Entscheidungen und die Unterstützung bei der Konzentration.

Wenn Ihre Bedürfnisse wachsen, die Pro Plan für 8,33 USD/Benutzer pro Monat (jährlich in Rechnung gestellt) bietet unbegrenzte Besprechungen und KI -Zusammenfassungen. Nur eine Stunde, die pro Monat gespart wurde, deckt mehr als die Kosten ab!

Der Geschäftsplan für 20 USD/Benutzer pro Monat (jährlich in Rechnung gestellt) ist großartig für Teams.

Sie bekommen:

• Sicherheit für Unternehmensgröße.
• Benutzerdefiniertes Vokabular hinzuzufügen.
• Erweitertes Teammanagement.
• Prioritätsunterstützung.

Kleinunternehmen finden diesen Plan häufig Hunderte von Stunden pro Jahr auf hochwirksame Arbeiten.

Jenseits der grundlegenden Aufzeichnung der Besprechung

Otter.ai ist bereit zu beeindrucken, indem er so viel mehr als nur Notizen macht.

Zum Beispiel:

• Generiert automatisch Aktionselemente.
• Erstellt durchsuchbare Archive des institutionellen Wissens.
• Ermöglicht die Zusammenarbeit von Async durch gemeinsame Anmerkungen.
• Verfolgt Besprechungsmuster und Teilnahmemetriken.

62% der Otter -Benutzer geben an, mindestens 4 Stunden wöchentlich zu sparen.

Machen Sie das Beste aus Otter.ai für Geschäftswachstum

Effiziente Verwendung von Otter.ai kann mehr als nur Ihre Besprechungen vereinfachen. Es kann Ihrem Unternehmen helfen, Zeit zu wachsen, die Zusammenarbeit zu verbessern und umsetzbare Ergebnisse zu erzielen.

Hier erfahren Sie, wie Sie das Beste aus den Funktionen machen können:

Verbesserung der Besprechung von Transkripten

Beginnen Sie jedes Treffen vorbereitet. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon Audio deutlich erfasst und zentral platzieren, wenn Sie sich in einem Raum befinden.

Konfigurieren Sie Otter.ai, wenn Sie virtuelle Besprechungen anschließen, und beginnen Sie mit der Transkription. Mit diesem Hands-Off-Ansatz können Sie sich ganz auf die Diskussion konzentrieren, ohne sich über verpasste Details zu sorgen.

Ermutigen Sie die Teilnehmer, klar zu sprechen und sich während der Gespräche zu identifizieren. Otters Lautsprecheridentifikationsfunktion funktioniert am besten, wenn Stimmen unterschiedlich sind. Nutzen Sie bei wiederkehrenden Besprechungen die Fähigkeit der Plattform, Lautsprecher -Tags im Laufe der Zeit für eine bessere Genauigkeit zu verfeinern.

Anpassen und Bearbeiten Sie Zusammenfassungen

Die Zusammenfassungen von OTTER-Generierten sind sehr genau, aber jedes Unternehmen hat Nuancen. Es ist sinnvoll, Ihre Zusammenfassungen nach Besprechungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie sich mit Ihren Zielen anpassen.

Überprüfen Sie die Hauptentscheidungen erneut, bearbeiten Sie Aktionselemente und stellen Sie sicher, dass die Fristen unmittelbar nach dem Ende des Meetings klar sind.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Tags für Redner, Projekte oder Aufgaben. Wenn Sie beispielsweise ein Aktionselement „Client -Vorschlag“ markieren, wird sichergestellt, dass es angezeigt wird, wenn Sie später nach diesem Meeting suchen.

Das Personalisierung von Zusammenfassungen auf diese Weise erleichtert Follow-ups und macht alle zur Rechenschaft gezogen.

Verwenden Sie Kollaborationsfunktionen

Mit Otter können Sie Meeting -Notizen wie Shared Living -Dokumente bearbeiten. Teammitglieder können Transkripte kommentieren, Kommentare hinzufügen und Momente hervorheben, die am wichtigsten sind.

Im Allgemeinen können Unternehmen diese Tools nutzen, um Ideen zu verfeinern, Aufgaben zuzuweisen und die Verantwortung in asynchronisierter Weise zusammen zu klären.

Die kollaborative Bearbeitung hilft auch dabei, Teams auf der ganzen Linie auszurichten.

Nach einer Produkteinführungsdiskussion können Sie beispielsweise Kundenfeedback hervorheben und Ihren Marketing- und Produktteams innerhalb des Transkripts selbst bestimmte Follow-ups zuweisen.

Das Team hat den vollständigen Kontext des Kommentars, da es jetzt im Abgeordneten des Meeting -Transkripts an einen bestimmten Zeitstempel beigefügt ist.

Teilennotizen und Follow-ups automatisch

Teilen Sie Transkripte und Zusammenfassungen unmittelbar nach den Sitzungen, um sicherzustellen, dass sich alle einig sind.

Mit Otter.ai können Sie private Links mit relevanten Teammitgliedern oder Exportnotizen in Formaten wie PDF oder DOC.x für externe Stakeholder teilen.

Sie können Otter auch so festlegen, dass sie automatisch eine E -Mail mit der Zusammenfassung und dem Transkript -Link an alle Personen, die Teil des Meetings waren, senden.

Dies hilft allen im Team (diejenigen, die teilnahmen und diejenigen, die es nicht taten) wissen:

• Was war abgedeckt
• Was war der Kern des Ausgangs des Treffens?
• Die Aktionselemente

Andere zeitsparende Tools zur Verbesserung der Besprechungsworkflows

Integration von Otter.ai in komplementäre Werkzeuge kann f Verbessern Sie Ihre Produktivität und die Effizienz der Effizienz. Hier sind einige Lösungen:

• Krisp: Hintergrundgeräusche stören Besprechungen und können die Transkriptionsgenauigkeit beeinflussen. Krisps KI-betriebene Geräuschunterdrückung sorgt für eine klare Kommunikation während virtueller Besprechungen. Dieses kostenlose Tool kann mit Otter.ai gepaart werden, um die Qualität Ihrer Aufnahmen zu verbessern, was zu genaueren Transkriptionen führt.
• Kalenden: Vereinfachen Sie die Zeitplanung mit Kalender. Dieses Tool synchronisiert Ihre Verfügbarkeit mit Einladungen und stellt eine nahtlose Buchung sicher. Wenn Sie mit Otter.ai verknüpft sind, werden Ihre Besprechungen automatisch für die Transkription vorbereitet, wodurch Sie den Ärger des manuellen Setups ersparen.
• Zapier: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, indem Sie Otter.ai mit Zapier anschließen. Richten Sie beispielsweise Workflows ein, bei denen Otter.ai -Transkripte automatisch in einem angegebenen Google Drive -Ordner gespeichert oder nach jedem Meeting per E -Mail an die Teammitglieder gesendet werden.
• Trello: Verwenden Sie nach dem Generieren von Aktionselementen mit Otter.ai Trello, um sie in Projektboards zu organisieren. Weisen Sie Aufgaben zu, setzen Sie die Fristen fest und verfolgen Sie den Fortschritt, um sicherzustellen, dass jedes Aktionselement aus Ihren Besprechungen effizient angegangen wird.
• Grammatik: Für polierte Zusammenfassungszusammenfassungen können Grammatik verwendet werden, um die Transkriptionen und Notizen von Otter.ai weiter zu verfeinern. Es hilft auch, Ihren Folge-E-Mails und gemeinsam genutzten Dokumenten einen professionellen Ton beizubehalten und die Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern zu verbessern.

Schauen wir uns einige einfache Vorlagen an, mit denen Sie die Besprechungsnotizen und Zusammenfassungen mit Ihrem Team teilen können, damit sie effizient aktiviert werden können.

Einfache Vorlagen zum Treffen von Notizen und Zusammenfassungen

Wie Sie Ergebnisse kommunizieren, kann den Unterschied zwischen einem großartigen Meeting und großartigen Ergebnissen ausmachen.

Hier sind einige Zusammenfassungsvorlagen für Besprechungen, die Sie nach jedem Meeting mit dem Team teilen können. Und ehrlich gesagt sind Sie willkommen. 😁

Executive Summary -Vorlage

Thema: Zusammenfassung der Besprechung: [Project Name] Diskussion – [Date]

Hey Team,

Hier ist eine fokussierte Zusammenfassung unserer Diskussion über [Project]:

Schlüsselentscheidungen:

• [Major decision 1] – Auswirkungen: [Brief description]
• [Major decision 2] – Auswirkungen: [Brief description]

Aktionselemente:

1. [Task] – Eigentümer: [@Name] – Fällig: [Date]
2. [Task] – Eigentümer: [@Name] – Fällig: [Date]

Nächste Schritte: [Brief paragraph about immediate priorities]

Vollständige Besprechungsnotizen: [Otter.ai Link]

Projekt -Update -Formatvorlage

[Project Status: Green/Yellow/Red]

Fortschritts -Update:

• Was wir erreicht haben
• Wo wir jetzt stehen
• Unmittelbare Prioritäten

Blocker & Lösungen:

• [Blocker 1] → [Solution/Next Step]
• [Blocker 2] → [Solution/Next Step]

Follow-up-Vorlage für Kundenbesprechungen

Liebling [Client Name]Anwesend

Vielen Dank für unsere produktive Diskussion heute. Um sicherzustellen, dass wir ausgerichtet sind:

Ihre Ziele:

1. [Primary objective]
2. [Secondary objective(s)]

Unsere Verpflichtungen:

• [Deliverable 1] von [Date]
• [Deliverable 2] von [Date]

Zeitleiste: [Week 1]: [Milestone] [Week 2]: [Milestone]

Nächstes Treffen: [Date/Time]

Nehmen Sie Ihre Zeit mit Otter.ai zurück

Jedes Treffen hat das Potenzial, Klarheit zu schaffen, Ideen zu entfachen und sinnvolle Handeln voranzutreiben – nur Wenn Die Details gehen im Shuffle nicht verloren.

Otter.ai sorgt dafür, dass Sie nie einen Moment verpassen und Ihre Diskussionen in Zusammenfassungen und umsetzbare Pläne umwandeln.

Mit weniger Stress und mehr Fokus können Sie sich an Ihr nächstes Meeting wenden, wenn Sie wissen, dass die wichtige Arbeit der Erfassung, Zusammenfassung und Teilen bereits erledigt ist.

Otter.ai macht Treffen intelligenter, einfacher und wesentlich produktiver für alle Beteiligten.